My Polacy, często traktujemy sprawy decyzji i poleceń nonszalancko. W wielu dużych zakładach i zagranicznych przedsiębiorstwach przemysłowych wypracowane są procedury odbywania zebrań wewnętrznych, operacyjnych w firmie i ich pracownicy traktują ustalenia podjęte na takich naradach niezwykle poważnie. U nas natomiast bywało, że rada techniczna coś postanowiła, a później okazywało się, że jeden z kierowników to podważył i kazał robić inaczej. Jest to jeden z wielu poważnych problemów w polskich firmach i być może też jeden z powodów wielu nieskoordynowanych oraz zaprzepaszczonych projektów.
Aleksander Łukomski
Wydaje się, że każdy inżynier, technik, a także mistrz kończąc szkołę powinien znać zasady prowadzenia narad, pisania notatek, protokołów i ich archiwizowania. Przecież bardzo często to właśnie inżynierowie i technicy zajmują się zarządzaniem na mniejszą lub większa skalę, którego jednym z istotnych elementów są właśnie narady, na których zapadają ważne decyzje czy zalecenia. Problemy z tym związane najczęściej występują w mniejszych zakładach produkcyjnych lub firmach inżynierskich, gdzie brakuje wzorów organizacji i odbywania takich spotkań.
W niniejszym opracowaniu chciałbym przedstawić ważniejsze informacje na temat narad zebrane z praktyki w średniej firmie produkcyjnej, metalowej, uwzględniając specyfikę zakładu produkującego jednostkowe maszyny i urządzenia technologiczne.
Problem zebrań i narad jest oczywiście szerszy i dotyka też organizacji i zarządzania, oraz związanego z tym schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa. Ale to ze schematu organizacyjnego wynika, kto powinien w jakiej naradzie uczestniczyć i jakie ma kompetencje.
Rodzaje zebrań
Ze względu na różnorodność omawianych na zebraniu spraw występują różne typy zebrań. Z tych wielu wymienianych w literaturze warto omówić tylko w zasadzie trzy typy zebrań dotyczące działań inżynierskich:
• odprawa – to krótkie zebranie o charakterze roboczym, w celu przekazania przez szefa instrukcji do szybkiej realizacji dotyczących pracy w najbliższym czasie (np. codzienna, cotygodniowa lub zwoływana ad hoc odprawa u dyrektora technicznego, operacyjnego, kierownika wydziału technicznego).
• narada – zebranie pracowników komórki organizacyjnej w celu przedyskutowania aktualnych problemów i ustalenia środków realizacji. Często są to narady okresowe np. raz w tygodniu o ściśle określonej porze.
• rada techniczna – to zebranie wybranych pracowników na temat np. wyboru spośród kilku koncepcji rozwiązania skomplikowanej maszyny lub zatwierdzenia przyjętego rozwiązania projektowego czy konstrukcyjnego. Na radę techniczną zaprasza się często przedstawicieli inwestora (klienta), którzy mają równorzędne prawo głosu. Ustalenia rady są spisane w formie protokołu i są ostateczne. Ustalenia rady mogą być zmienione tylko poprzez następną radę, w zasadzie w tym samym gronie. Jeżeli rada dotyczy zatwierdzenia rozwiązania konstrukcyjnego czy technologicznego, to powinna być wtedy przedstawiona i omówiona dokumentacja w stadium co najmniej projektu wstępnego.
cały artykuł dostępny jest w wydaniu 6 (129) czerwiec 2018
